Workflow-Management-Software ist eine Kategorie von Tools, die Unternehmen dabei unterstützen, wiederkehrende Prozesse zu definieren, auszuführen, zu überwachen und zu optimieren, die ihren täglichen Betrieb steuern. Diese Plattformen bieten eine strukturierte Umgebung, in der Geschäftsprozesse visuell dargestellt, – wo möglich – automatisiert und von der Initiierung bis zum Abschluss verfolgt werden können. Ob es um die Bearbeitung von Onboarding-Anfragen neuer Mitarbeiter, die Verwaltung von Freigabeprozessen für Inhalte oder die abteilungsübergreifende Beschaffung geht – Workflow-Management-Software bildet das operative Rückgrat und stellt sicher, dass die Arbeit die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge durchläuft und in jeder Phase die richtigen Personen eingebunden sind.
Im Kern ersetzt Workflow-Management-Software die manuelle Übergabe, E-Mail-basierte Genehmigungen und die unstrukturierte Aufgabenverteilung, die Unternehmen ausbremsen und Fehler verursachen. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass sich Einzelpersonen an den nächsten Prozessschritt erinnern oder den richtigen Genehmiger suchen, erzwingen diese Plattformen konsistente Aktionsabfolgen und leiten Aufgaben automatisch an die zuständige Person oder das zuständige Team weiter. Diese Fähigkeit zur Prozesssteuerung unterscheidet Workflow-Management-Software von Allzweck-Software. Aufgabenverwaltung or Projektmanagement Tools, die sich mehr auf die Verfolgung einzelner Elemente konzentrieren als auf die Steuerung des Arbeitsablaufs durch strukturierte Prozesse.
Der Markt für Workflow-Management-Software ist stark gewachsen, da Unternehmen die Betriebskosten schlecht gemanagter Prozesse erkennen. Manuelle Workflows verursachen Engpässe, erhöhen das Risiko von Compliance-Verstößen und erschweren die Identifizierung von Ineffizienzen. Moderne Workflow-Management-Plattformen begegnen diesen Herausforderungen durch die Kombination von visueller Prozessgestaltung, Workflow-Automatisierung, Echtzeitüberwachung und -analyse in einer einzigen Umgebung. Das Spektrum reicht von einfachen Tools, die auch technisch weniger versierte Anwender per Drag & Drop konfigurieren können, bis hin zu Enterprise-Plattformen, die komplexe, abteilungsübergreifende Prozesse mit bedingter Logik, parallelen Abläufen und Integrationen in Dutzende von Geschäftssystemen orchestrieren können.
Warum Workflow-Management-Software einsetzen? Wichtige Vorteile, die es zu beachten gilt.
Workflow-Management-Software ermöglicht messbare Verbesserungen in Bezug auf Prozesseffizienz, Compliance, Transparenz und operative Konsistenz. Die Einführung der richtigen Plattform kann die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine zentralen Geschäftsprozesse ausführt, grundlegend verändern.
Beseitigen Sie Engpässe und verkürzen Sie die Prozesszykluszeiten.
Einer der größten Vorteile von Workflow-Management-Software ist die Möglichkeit, Engpässe zu identifizieren und zu beseitigen, die den Arbeitsablauf verlangsamen. Wenn jeder Prozessschritt erfasst und zeitlich gemessen wird, lässt sich leicht erkennen, wo es zu Verzögerungen kommt – sei es durch einen Manager, der Genehmigungen ständig verzögert, oder durch unklare Übergaben zwischen Abteilungen. Durch das Aufdecken dieser Reibungspunkte können Unternehmen ihre Workflows optimieren, Durchlaufzeiten verkürzen und einen reibungslosen Arbeitsablauf ohne unnötige Verzögerungen gewährleisten. Automatisierte Eskalationsregeln benachrichtigen zudem die zuständigen Personen, wenn Vorgänge zu lange ausstehen, und verhindern so, dass die Arbeit unbemerkt ins Stocken gerät.
Konsistenz sicherstellen und menschliche Fehler reduzieren
Manuelle Prozesse sind naturgemäß inkonsistent. Unterschiedliche Teammitglieder befolgen möglicherweise leicht unterschiedliche Schritte, überspringen Phasen oder treffen Entscheidungen auf Basis unvollständiger Informationen. Workflow-Management-Software erzwingt eine standardisierte Abfolge von Aktionen für jeden Prozessschritt und stellt so sicher, dass jede Anfrage, jeder Antrag oder jede Bestellung unabhängig vom Initiator denselben Pfad durchläuft. Diese Konsistenz reduziert Fehler, minimiert Nacharbeiten und führt zu besser vorhersehbaren Ergebnissen. Für Organisationen, die regulatorischen Anforderungen unterliegen, schafft diese Standardisierung zudem einen zuverlässigen Prüfpfad, der die Einhaltung der festgelegten Verfahren belegt.
Erhöhung der Transparenz innerhalb der Organisation
Workflow-Management-Software bietet Echtzeit-Einblick in den Status jedes aktiven Prozesses. Manager und Stakeholder sehen auf einen Blick, wie viele Anfragen in Bearbeitung sind, wo sich die einzelnen Anfragen befinden und ob Fristüberschreitungen drohen. Dashboards und Reporting-Tools aggregieren diese Daten und zeigen Trends im Zeitverlauf auf, wie z. B. durchschnittliche Bearbeitungszeiten, Abschlussquoten und häufige Fehlerquellen. Diese Transparenz ist mit manuellen oder E-Mail-basierten Workflows schwer zu erreichen, da der Status eines Elements oft nur im Posteingang eines Mitarbeiters sichtbar ist.
Schaffen Sie Teamkapazitäten durch Workflow-Automatisierung
Viele Schritte in routinemäßigen Geschäftsabläufen beinhalten sich wiederholende, regelbasierte Aktionen, die kein menschliches Urteilsvermögen erfordern. Workflow-Automatisierung Funktionen ermöglichen es Unternehmen, Aufgaben wie das Weiterleiten von Dokumenten an den richtigen Genehmiger anhand vordefinierter Kriterien, das Versenden von Benachrichtigungs-E-Mails in bestimmten Phasen, das Aktualisieren von Datensätzen in verbundenen Systemen oder das Generieren von Berichten nach Abschluss eines Prozesses zu automatisieren. Durch die Automatisierung dieser wenig wertschöpfenden Aufgaben können Teams ihre Zeit und Aufmerksamkeit auf Tätigkeiten konzentrieren, die tatsächlich ihre Expertise erfordern. Der kumulative Effekt in einem Unternehmen, das monatlich Hunderte oder Tausende von Prozessinstanzen durchführt, kann erheblich sein.
Rechenschaftspflicht und Rückverfolgbarkeit verbessern
Jede Aktion innerhalb einer Workflow-Management-Plattform wird protokolliert und erstellt so eine vollständige Historie, die dokumentiert, wer wann was getan hat. Diese Nachvollziehbarkeit ist nicht nur für Compliance- und Auditzwecke wertvoll, sondern auch für die Beilegung von Streitigkeiten, das Verständnis von Entscheidungsprozessen und die Identifizierung von Schulungsbedarf. Wenn ein Prozess fehlschlägt, erleichtert die Möglichkeit, die genaue Abfolge der Ereignisse nachzuvollziehen, die Ursachenanalyse erheblich, im Gegensatz zum Versuch, den Ablauf anhand von E-Mail-Verläufen und der Erinnerung zu rekonstruieren.
Wer nutzt Workflow-Management-Software?
Workflow-Management-Software wird in einer Vielzahl von Branchen, Abteilungen und Unternehmensgrößen eingesetzt. Obwohl die konkreten Prozesse variieren, ist der grundlegende Bedarf an strukturierten, automatisierten und transparenten Arbeitsabläufen überall gleich.
Personalabteilungen
Personalabteilungen verwalten einige der prozessintensivsten Arbeitsabläufe in jedem Unternehmen, einschließlich der Mitarbeiterverwaltung. EinarbeitungProzesse wie Offboarding, Urlaubsanträge, Leistungsbeurteilungen und die Anmeldung zu Sozialleistungen lassen sich mithilfe von Workflow-Management-Software standardisieren. So wird sichergestellt, dass jeder neue Mitarbeiter die gleiche Onboarding-Sequenz durchläuft, jeder Urlaubsantrag den korrekten Genehmigungsprozess durchläuft und jedes Offboarding die notwendigen Schritte zur Zugriffssperrung und Rückgabe von Arbeitsmitteln beinhaltet. Diese Konsistenz verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit und reduziert das Risiko von Fehlern, die zu rechtlichen Problemen oder Compliance-Verstößen führen könnten.
Finanz- und Buchhaltungsteams
Finanzprozesse wie Rechnungsfreigaben, Bestellabwicklung, Spesenabrechnung und Budgetgenehmigung eignen sich ideal für Workflow-Management. Diese Prozesse umfassen mehrere Genehmigungsstufen, Schwellenwerte für die Weiterleitung und strenge Dokumentationsanforderungen. Workflow-Management-Software gewährleistet die Einhaltung interner Kontrollen und externer Vorschriften in Finanzprozessen und reduziert gleichzeitig die Bearbeitungszeiten für Routinevorgänge. Automatisierte Benachrichtigungen halten die Genehmigenden auf dem Laufenden und verhindern, dass Rechnungen unbearbeitet bleiben.
IT- und Betriebsteams
IT-Abteilungen nutzen Workflow-Management-Software für die Bearbeitung von Serviceanfragen, Änderungsmanagementprozessen, Zugriffsverwaltung und Incident-Response-Verfahren. Betriebsteams verwenden ähnliche Tools für die Verwaltung von Beschaffungsprozessen, Instandhaltungsanfragen und die Integration neuer Lieferanten. In beiden Fällen ist die Möglichkeit, klare Eskalationswege zu definieren, Genehmigungsprozesse durchzusetzen und die Software in andere Unternehmenssysteme zu integrieren, unerlässlich für die Aufrechterhaltung von Betriebseffizienz und Compliance.
Rechts- und Compliance-Teams
Rechtsabteilungen nutzen Workflow-Management-Software, um Verträge durch die Phasen Entwurf, Prüfung, Verhandlung und Abschluss zu steuern. Compliance-Teams verwenden sie für die Verwaltung von Meldungen an Aufsichtsbehörden, die Vorbereitung von Audits und die Bestätigung von Richtlinien. Die Audit-Trail-Funktionen von Workflow-Management-Plattformen sind für diese Teams besonders wertvoll, da sie nachweisen müssen, dass die festgelegten Verfahren eingehalten und in jeder Phase eines Prozesses die erforderlichen Genehmigungen eingeholt wurden.
Vertriebs- und kundenorientierte Teams
Vertriebsteams nutzen Workflow-Management-Software, um Genehmigungsprozesse für Verträge, Rabattfreigaben und Angebotserstellung zu standardisieren. Kundenservice- und Supportteams setzen sie ein, um Eskalationsverfahren, die Einhaltung von Service-Level-Agreements und die Kundenintegration zu verwalten. Durch die Strukturierung dieser Prozesse stellen Unternehmen sicher, dass die kundenorientierte Arbeit einheitlich abläuft und bei kritischen Übergabepunkten nichts verloren geht.
Verschiedene Arten von Workflow-Management-Software
Workflow-Management-Software gibt es in verschiedenen Ausführungen, die jeweils auf unterschiedliche Komplexitätsgrade von Prozessen und unterschiedliche Benutzerprofile innerhalb einer Organisation zugeschnitten sind.
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Visuelle Workflow-Builder für Geschäftsanwender: Diese Plattformen legen Wert auf Benutzerfreundlichkeit und bieten Drag-and-Drop-Oberflächen, mit denen auch technisch nicht versierte Anwender Workflows ohne Programmierung entwerfen, bereitstellen und anpassen können. Sie unterstützen in der Regel einfache sequentielle und parallele Genehmigungsworkflows, formularbasierte Datenerfassung und grundlegende Integrationen mit gängigen Geschäftsanwendungen. Diese Tools eignen sich ideal für Anwendungsfälle in Abteilungen, wie z. B. Genehmigungsrouting, Anforderungsmanagement und einfache Prozesssteuerung, bei denen das Hauptziel darin besteht, E-Mail- oder papierbasierte Prozesse durch einen strukturierten digitalen Workflow zu ersetzen.
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Enterprise Process Orchestration Platforms: Diese Plattformen wurden für große Organisationen mit komplexen, abteilungsübergreifenden Prozessen entwickelt und bieten fortschrittliche Funktionen wie bedingte Verzweigungen, Subprozessmanagement, Regel-Engines, SLA-Überwachung und tiefe Integrationen mit Enterprise Resource PlanningSysteme für Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Personalmanagement (HCM) unterstützen die Prozesssteuerung in großem Umfang und ermöglichen es Unternehmen, Tausende von Prozessinstanzen gleichzeitig zu verwalten und dabei Compliance und operative Transparenz zu gewährleisten. Diese Plattformen beinhalten häufig Funktionen für Prozessanalyse und -optimierung, die Unternehmen dabei helfen, ihre Arbeitsabläufe kontinuierlich auf Basis realer Leistungsdaten zu verbessern.
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Integrationszentrierte Workflow-Automatisierungstools: Einige Workflow-Management-Plattformen konzentrieren sich primär auf die Verbindung heterogener Softwaresysteme und die Automatisierung des Daten- und Aktionsflusses zwischen ihnen. Diese Tools zeichnen sich durch die Erstellung automatisierter Workflows aus, die sich über mehrere Anwendungen erstrecken, durch Ereignisse in einem System ausgelöst werden und Aktionen in mehreren anderen Systemen ausführen. Obwohl sie weniger ausgefeilte Prozessdesignfunktionen als spezialisierte Unternehmensplattformen bieten, sind sie besonders wertvoll für Organisationen, die manuelle Datenübertragung vermeiden und Aktionen in einer fragmentierten Technologielandschaft koordinieren möchten.
Funktionen der Workflow-Management-Software
Der Funktionsumfang von Workflow-Management-Software hat sich erheblich erweitert, da Unternehmen immer ausgefeiltere Tools für die Verwaltung ihrer Geschäftsprozesse fordern. Während die grundlegenden Funktionen für Prozessdesign und -ausführung weiterhin unerlässlich sind, bieten moderne Plattformen eine breite Palette an Tools, die jede Phase des Workflow-Lebenszyklus unterstützen.
Standard-Funktionen
Visueller Prozessdesigner
Grundlage jeder Workflow-Management-Plattform ist eine visuelle Oberfläche zum Entwerfen und Abbilden von Prozessen. Die meisten Tools bieten Drag-and-Drop-Editoren, mit denen Benutzer die Abfolge der Workflow-Schritte definieren, Verantwortlichkeiten für jeden Schritt festlegen, Bedingungen für die Arbeitsweiterleitung definieren und parallele Pfade konfigurieren können, auf denen mehrere Aktionen gleichzeitig ausgeführt werden können. Dieser visuelle Ansatz macht die Prozesslogik für Geschäftsanwender zugänglich und gewährleistet, dass Workflows dokumentiert und für alle Beteiligten verständlich sind.
Formulargenerator und Datenerfassung
Workflows werden typischerweise durch Daten initiiert und gesteuert, sei es durch einen Urlaubsantrag eines Mitarbeiters, eine Rechnung eines Lieferanten oder ein Support-Ticket eines Kunden. Integrierte Formulargeneratoren ermöglichen es Unternehmen, individuelle Eingabeformulare zu erstellen, die die in jeder Prozessphase benötigten Informationen erfassen. Diese Formulare können Validierungsregeln, bedingte Felder, die basierend auf vorherigen Antworten angezeigt werden, und Datei-Upload-Funktionen enthalten, um sicherzustellen, dass vollständige und korrekte Informationen von Anfang an erfasst werden.
Genehmigungsweiterleitung und Eskalation
Die Weiterleitung von Arbeitsvorgängen an den jeweils zuständigen Genehmiger anhand definierter Regeln ist eine Kernfunktion von Workflow-Management-Software. Plattformen unterstützen typischerweise sequentielle und parallele Genehmigungen, schwellenwertbasierte Weiterleitung, bei der unterschiedliche Beträge oder Risikostufen verschiedene Genehmigungsketten auslösen, sowie Delegierungsregeln für den Fall, dass die primären Genehmiger nicht verfügbar sind. Eskalationsregeln leiten blockierte Vorgänge automatisch um oder benachrichtigen Vorgesetzte, wenn die Reaktionszeiten definierte Schwellenwerte überschreiten.
Benachrichtigungen und Erinnerungen
Um die Prozessgeschwindigkeit aufrechtzuerhalten, ist es unerlässlich, die Beteiligten über ihre anstehenden Aufgaben und den Status ihrer initiierten Workflows auf dem Laufenden zu halten. Workflow-Management-Software bietet konfigurierbare Benachrichtigungen per E-Mail, In-App-Benachrichtigungen und zunehmend auch durch Integrationen mit Messaging-Plattformen. Automatisierte Erinnerungen an überfällige Aufgaben und bevorstehende Fristen stellen sicher, dass die Arbeit nicht ins Stocken gerät, weil jemand eine Aufgabe übersehen hat.
Prüfprotokoll und Prozesshistorie
Jede Aktion innerhalb eines verwalteten Workflows wird automatisch protokolliert und erstellt so eine vollständige, unveränderliche Aufzeichnung des Prozesses. Dieser Prüfpfad erfasst, wer welche Aktion wann durchgeführt hat, welche Daten übermittelt oder geändert wurden und welche Entscheidungen getroffen wurden. Diese Funktion ist unerlässlich für die Einhaltung von Vorschriften, die Beilegung von Streitigkeiten und die kontinuierliche Verbesserung und macht die manuelle Dokumentation von Prozessaktivitäten überflüssig.
Reporting und Analytik
Reporting-Tools ermöglichen es Prozessverantwortlichen und Managern, die Leistung ihrer Workflows anhand wichtiger Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Abschlussquote, Fehlerrate und SLA-Einhaltung zu messen. Dashboards bieten einen schnellen Überblick über den Prozessstatus im gesamten Unternehmen, und die Möglichkeit, Daten zu filtern und detailliert zu analysieren, hilft Teams, spezifische Bereiche zu identifizieren, in denen Prozesse verbessert werden können.
Schlüsselfunktionen, auf die man achten sollte
Bedingte Logik und dynamisches Routing
Moderne Workflow-Management-Plattformen unterstützen komplexe bedingte Logik, die den Workflow anhand der Daten jeder Instanz steuert. Dies umfasst Wenn-Dann-Verzweigungen, Regeln mit mehreren Bedingungen und die dynamische Zuweisung basierend auf Arbeitslast, Rolle, Standort oder anderen Attributen. Diese Funktionalität ist entscheidend für Organisationen mit Prozessen, die je nach den spezifischen Anforderungen der einzelnen Anfragen variieren, wie beispielsweise Beschaffungsworkflows, bei denen unterschiedliche Ausgabenhöhen unterschiedliche Autorisierungsstufen erfordern.
Prozessvorlagen und wiederverwendbare Komponenten
Für Organisationen, die viele verschiedene Workflows verwalten, verkürzt die Möglichkeit, Prozessvorlagen und wiederverwendbare Workflow-Komponenten zu erstellen und zu teilen, die Einführungszeit neuer Prozesse erheblich. Vorlagenbibliotheken ermöglichen es Teams, auf bewährte Muster zurückzugreifen und diese an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen, anstatt jeden Workflow von Grund auf neu zu entwickeln. Wiederverwendbare Komponenten, wie z. B. standardisierte Genehmigungssequenzen oder Benachrichtigungskonfigurationen, gewährleisten Konsistenz über alle Workflows hinweg und reduzieren den Wartungsaufwand.
API-Zugriff und Systemintegration
Workflow-Management-Software arbeitet selten isoliert. Die Integration mit anderen Geschäftssystemen über APIs, Webhooks und vorgefertigte Konnektoren ist unerlässlich für die Erstellung von Workflows, die mehrere Anwendungen umfassen. Integrationsfunktionen ermöglichen es Workflows, Daten aus Quellsystemen abzurufen, Aktualisierungen an nachgelagerte Systeme zu übertragen und Aktionen auf verbundenen Plattformen auszulösen. Eine robuste Integrationsschicht ist die Grundlage für eine echte Prozessorchestrierung über die gesamte Technologiearchitektur eines Unternehmens hinweg.
Mobiler Zugriff und responsives Design
Viele Workflow-Beteiligte, insbesondere Genehmiger und Außendienstmitarbeiter, müssen über mobile Geräte mit den Workflows interagieren können. Plattformen mit nativen mobilen Apps oder vollständig responsiven Web-Oberflächen gewährleisten einen reibungslosen Arbeitsablauf unabhängig vom Standort der Beteiligten. Der mobile Zugriff ist besonders wichtig für Genehmigungs-Workflows, da eine verzögerte Genehmigung durch eine Führungskraft auf Reisen den gesamten Prozess zum Erliegen bringen kann.
Wichtige Überlegungen bei der Auswahl von Workflow-Management-Software
Die Auswahl der richtigen Workflow-Management-Plattform erfordert eine sorgfältige Bewertung, die über den Vergleich von Funktionslisten hinausgeht. Verschiedene praktische Faktoren können die langfristige Leistungsfähigkeit eines Tools für ein Unternehmen maßgeblich beeinflussen.
Komplexität der zu bewältigenden Prozesse
Der wichtigste Faktor bei der Auswahl einer Workflow-Management-Software ist die Komplexität der Prozesse, die das Unternehmen automatisieren möchte. Ein Team, das einfache Genehmigungsworkflows digitalisieren will, hat ganz andere Anforderungen als ein Unternehmen, das abteilungsübergreifende Prozesse mit bedingter Logik, Ausnahmebehandlung und Integrationen aus Dutzenden von Systemen orchestrieren möchte. Die Wahl einer Plattform, die entweder zu einfach oder zu komplex für die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens ist, führt zu Frustration, geringer Akzeptanz und Fehlinvestitionen. Die Erfassung der wichtigsten Workflows vor der Anbieterauswahl trägt dazu bei, die optimale Lösung zu finden.
Benutzerfreundlichkeit für nicht-technische Prozessverantwortliche
Viele Unternehmen wünschen sich, dass nicht nur IT-Mitarbeiter, sondern auch Fachanwender ihre eigenen Workflows gestalten und pflegen können. Die Benutzerfreundlichkeit der Prozessdesign-Oberfläche, die Qualität der Dokumentation und Vorlagen sowie die Verfügbarkeit von Schulungsmaterialien beeinflussen maßgeblich, ob Prozessverantwortliche selbstständig mit der Plattform arbeiten können. Es ist daher unerlässlich, das Tool aus der Perspektive derjenigen zu bewerten, die Workflows tatsächlich erstellen und verwalten, und nicht nur aus der Sicht eines Administrators.
Governance, Compliance und Sicherheit
Workflow-Management-Plattformen verarbeiten sensible Betriebsdaten und gewährleisten die Einhaltung kritischer Geschäftsprozesse. Für Unternehmen in regulierten Branchen ist die Bewertung der Sicherheitslage eines Anbieters – einschließlich Datenverschlüsselung, rollenbasierter Zugriffskontrolle, Compliance-Zertifizierungen und Optionen zur Datenspeicherung – unerlässlich. Plattformen, die Versionskontrolle für Workflow-Definitionen, Genehmigungsprozesse für Prozessänderungen und umfassende Audit-Protokollierung unterstützen, bieten darüber hinaus die Governance-Funktionen, die größere Organisationen benötigen.
Gesamtbetriebskosten- und Preismodell
Die Preise für Workflow-Management-Software variieren stark – von nutzerbasierten Abonnements über prozessbasierte Modelle bis hin zu pauschalen Unternehmenslizenzen. Um unerwartete Ausgaben zu vermeiden, ist es entscheidend zu verstehen, wie die Kosten mit der Automatisierung weiterer Prozesse und der Einbindung neuer Nutzer skalieren. Die Gesamtbetriebskosten sollten auch Implementierungszeit, Schulungen, Integrationsentwicklung und laufende Administration berücksichtigen, da all diese Faktoren die tatsächlichen Kosten für die Bereitstellung und Wartung der Plattform im Laufe der Zeit beeinflussen.
Workflow-Management-Software wird häufig zusammen mit anderen Kategorien von Geschäftsanwendungen eingesetzt. Das Verständnis dieser verwandten Kategorien hilft Unternehmen beim Aufbau einer kohärenten Technologiearchitektur, in der jedes Tool einen bestimmten Zweck erfüllt.
Geschäftsprozessmanagement-Software
Geschäftsprozessmanagement Plattformen weisen zwar große Überschneidungen mit Workflow-Management-Software auf, decken aber in der Regel einen breiteren Anwendungsbereich ab. Während sich Workflow-Management auf die Entwicklung und Automatisierung spezifischer Prozesse konzentriert, umfasst Business-Process-Management-Software (BPM) den gesamten Lebenszyklus von der Prozesserkennung über Modellierung, Simulation, Ausführung und Überwachung bis hin zur Optimierung. Organisationen mit ausgereiften Prozessmanagementpraktiken können BPM-Plattformen als strategische Ebene und Workflow-Management-Tools für die operative Umsetzung in den einzelnen Abteilungen nutzen.
Software für die robotergestützte Prozessautomatisierung
Robotische Prozessautomatisierungstools (RPA) ergänzen Workflow-Management-Software, indem sie die Interaktion mit Softwareanwendungen automatisieren, denen APIs oder Integrationsmöglichkeiten fehlen. Während Workflow-Management-Software die Arbeit zwischen Menschen und Systemen koordiniert, können RPA-Bots repetitive Aufgaben auf Bildschirmebene in bestehenden Systemen übernehmen, wie beispielsweise das Kopieren von Daten zwischen Anwendungen, das Ausfüllen von Formularen oder das Extrahieren von Informationen aus Dokumenten. Viele Unternehmen setzen RPA parallel zum Workflow-Management ein, um eine durchgängige Prozessautomatisierung zu erreichen.
Dokumentenverwaltungssoftware
Viele Geschäftsprozesse basieren auf Dokumenten, seien es Verträge, Rechnungen, Richtlinien oder Anträge. Dokumentenmanagement-Software bietet Funktionen für Speicherung, Versionierung, Zugriffskontrolle und Abruf und ergänzt so die von Workflow-Management-Plattformen verwalteten Routing- und Genehmigungsprozesse. Die Integration dieser beiden Kategorien gewährleistet, dass Dokumente die richtigen Prüf- und Genehmigungsschritte durchlaufen und gleichzeitig eine vollständige Versionshistorie und ein Zugriffsprotokoll lückenlos nachvollziehbar sind.
Projektmanagement-Software
Während sich Workflow-Management-Software auf wiederholbare, prozessorientierte Arbeiten konzentriert, Projektmanagement-Software ist für einzigartige, zeitlich begrenzte Initiativen mit definierten Start- und Endterminen konzipiert. Die beiden Kategorien ergänzen sich, anstatt miteinander zu konkurrieren. Unternehmen nutzen Workflow-Management-Software häufig für standardisierte operative Prozesse und Projektmanagement-Software für Ad-hoc-Projekte. Die Integration beider Systeme stellt sicher, dass Projektmeilensteine operative Workflows auslösen können und umgekehrt.
