Was ist die Personalabteilung? Ihr Leitfaden für HR-Funktionen

Wenn Sie schon einmal in einem Büro gearbeitet haben, dann haben Sie definitiv gehört, dass „HR“ oft um den Arbeitsplatz geworfen wird. Aber wissen Sie eigentlich, was HR macht? Wofür ist die Personalabteilung zuständig? Oder was sie eigentlich für das Unternehmen und seine Mitarbeiter tun?

Die Personalabteilung, auch bekannt als „Human Resources“-Team in einem Unternehmen, ist eine Gruppe von Fachleuten, die sich der Verwaltung, Unterstützung und Organisation von Mitarbeitern verschrieben haben. Die Spezialisten in diesem Team sind Experten für den Aufbau und die Pflege professioneller Beziehungen. Sie sind die Leute, die sich mit der Einstellung und Beschaffung neuer Talente befassen, Vorfälle am Arbeitsplatz lösen und sogar Schulungs- und Entwicklungsinitiativen für die berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter planen.

Wann immer Sie über Ihre Mitarbeiterleistungen sprechen oder eine neue Weiterbildungsmöglichkeit suchen, gehen Sie in die Personalabteilung. Sie sind Ihre Anlaufstelle, wenn Sie Fragen zu Bürorichtlinien haben. Die Personalabteilung ist auch dafür verantwortlich, dass Fachkräfte in der Belegschaft sicher bleiben und bei Beschwerden die richtigen Kanäle einschlagen.

Was ist die Personalabteilung? Eine Einleitung

HR steht für Human Resources. Ihr Name ist ziemlich selbsterklärend. In einer Organisation ist die Personalabteilung für die Verwaltung der Mitarbeiter – der Humanressourcen – Ihrer Organisation zuständig. Denken Sie daran, dass Mitarbeiter oft die wichtigste Ressource sind, über die ein Unternehmen verfügen kann, was bedeutet, dass es für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, sicherzustellen, dass sie bei ihrer jeweiligen Arbeit glücklich und erfüllt sind und ausreichend Raum zum Wachsen erhalten. Darüber hinaus sind Unternehmen für die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter am Arbeitsplatz verantwortlich. Auch dies fällt in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung.

Personalexperten stellen sicher, dass Unternehmen das Beste aus den talentierten Teammitgliedern herausholen können, die sie einstellen. Gleichzeitig dienen sie auch den Mitarbeitern und sorgen dafür, dass sie die bestmögliche Erfahrung bei der Arbeit machen, unterstützt durch eine positive Unternehmenskultur.

Auf einer grundlegenden Ebene ist die Personalabteilung daran beteiligt, sicherzustellen, dass das Unternehmen, für das sie arbeiten, über eine solide Liste von angemessen vergüteten und effektiv ausgebildeten Teammitgliedern verfügt. Sie sind für alle mitarbeiterbezogenen Aktivitäten verantwortlich, die mit der Führung eines Unternehmens verbunden sind – von der Verwaltung der Gehaltsabrechnung über die Einstellung und Entlassung bis hin zur Verwaltung der Sozialleistungen.

HR-Experten können auch dazu beitragen, dass die Mitarbeiter in einem Unternehmen zufrieden bleiben und sich an die Kultur ihrer Organisation gewöhnen. Dies liegt daran, dass Unternehmen mit zufriedenen und engagierten Mitarbeitern in der Regel eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität um 17 % verzeichnen und a 41 % weniger Fehlzeiten.

Die Kernaufgaben der Personalabteilung

Zur Beantwortung der Frage „Was ist die Personalabteilung?“ Wir müssen uns ansehen, was HR-Mitarbeiter normalerweise tun. Als HR-Experten sind sie für die Verwaltung einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben im Zusammenhang mit dem Wohlbefinden, der Vergütung und der Organisation der Mitarbeiter verantwortlich.

Während die genaue Funktionsweise einer Personalabteilung normalerweise von verschiedenen Faktoren abhängt, umfassen einige der häufigsten Verantwortlichkeiten:

• Rekrutierung: Das Finden und Anwerben vielversprechender Mitarbeiter ist eines der wichtigsten Ziele einer Personalabteilung. HR-Experten untersuchen die Bedürfnisse des Unternehmens und seine Ziele, um Mitarbeiter zu finden, die für bestimmte Rollen geeignet sind. Sie leiten auch qualifizierte Kandidaten an die Talentpipeline des Unternehmens weiter und können bei Vorstellungsgesprächen helfen.
• Einstellung: Neben der Suche nach Schlüsselkandidaten unterbreiten HR-Profis auch Angebote an die qualifiziertesten Kandidaten und verhandeln Leistungen und Gehälter. Sie sind in der Regel für den Onboarding-Prozess verantwortlich und stellen sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen vollständig sind, bevor ein Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt.
• Administration: Personalabteilungen befassen sich mit verschiedenen Formen der Verwaltungsarbeit im Zusammenhang mit der Führung von Mitarbeitern. Sie können Arbeitszeitpläne für Mitarbeiter erstellen und beim Ausfüllen verschiedener Formulare und Papierkram helfen. Sie helfen auch dabei, sicherzustellen, dass Mitarbeiter die richtigen Kanäle finden, um Beschwerden einzureichen, wenn sie aus irgendeinem Grund mit ihren Arbeitsbedingungen unzufrieden sind.
• Lohn und Gehalt: Die Personalabteilung ist normalerweise für die Überwachung der Vergütung verantwortlich, von Leistungen wie bezahltem Urlaub bis hin zu Gehalt und Löhnen. Sie arbeiten mit Lohnbuchhaltungssoftware, und lösen Sie alle Probleme, die Mitarbeiter mit dem Gehalt haben könnten. Sie können Teammitgliedern auch bei Fragen zu Gesundheitsleistungen, Steuereinbehalten und Urlaubsoptionen behilflich sein.
• Ausbildung und Entwicklung: Viele Personalabteilungen investieren auch in verschiedene Schulungs- und Entwicklungsstrategien für Mitarbeiter. Sie können dabei helfen sicherzustellen, dass Lizenzen und Mitarbeiterzertifizierungen auf dem neuesten Stand sind, und nach neuen Bildungsmöglichkeiten suchen. Sie können auch mit Mitarbeitern an Karriereentwicklungs- und Nachfolgeplanungsaufgaben arbeiten oder Kandidaten auf Beförderungen in fortgeschrittenere Rollen vorbereiten.
• Brennen: Diese Fachleute sind oft der am wenigsten ansprechende Teil der Rolle der Personalabteilung und kümmern sich auch darum, einen Mitarbeiter aus dem System zu entfernen, wenn eine Einstellung nicht funktioniert. Sie können Austrittsgespräche führen, sicherstellen, dass ein endgültiges Gehalt gezahlt wird, und den Mitarbeitern sogar Empfehlungen geben, wenn sie sich entscheiden, ein Unternehmen einvernehmlich zu verlassen.

Was tut die Personalabteilung für die Mitarbeiter?

In den meisten Fällen wird die Personalabteilung als unverzichtbares Werkzeug für Führungskräfte angesehen. Diese Experten sind unerlässlich, um Unternehmen Zugang zu den richtigen Talenten zu verschaffen und Einstellungs- und Entlassungsprozesse zu bewältigen. Die Personalabteilung spielt jedoch auch eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, die Mitarbeiter bei der Arbeit zufrieden, engagiert und produktiv zu halten.

Einige der wichtigsten Möglichkeiten, wie HR-Experten Mitarbeiter unterstützen, sind:

Ein positives Arbeitsumfeld schaffen:

Ein Hauptaugenmerk der Personalabteilung liegt darauf, einen Arbeitsplatz zu schaffen, der für die Produktivität der Mitarbeiter optimal und ansprechend ist. Sie hören auf das Feedback der Mitarbeiter und nehmen Änderungen basierend auf den Bedürfnissen der Mitarbeiter vor. Sie können auch bei der Aufrechterhaltung organisationsweiter Diversitäts-, Inklusions- und Gerechtigkeitsrichtlinien helfen.

Personalabteilungen können Sensibilisierungsprogramme, Verhaltenskodizes für Mitarbeiter entwickeln und Mitarbeiterbefragungen durchführen. Sie sind auch ein wichtiges Instrument zum Schutz von Hinweisgebern, wenn Fehlverhalten und Betrug am Arbeitsplatz gemeldet werden müssen.

Verwaltung der Beschäftigungspolitik

Personalabteilungen sind auch stark dafür verantwortlich, alle Arten von Beschäftigungsrichtlinien für Fachkräfte zu erstellen und sicherzustellen, dass sie die Ressourcen, die Unterstützung und die Vergütung erhalten, die sie verdienen. Sie bieten einen Rahmen für die Umsetzung verschiedener beschäftigungsbezogener Prozesse, wie Antidiskriminierungs- und Belästigungsrichtlinien und Richtlinien für bezahlte Freizeit.

Die Personalabteilung aktualisiert außerdem regelmäßig alles, von Sozialleistungen und Zahlungsrichtlinien bis hin zu Gesundheits- und Sicherheitsstrategien für Mitarbeiter, basierend auf regulatorischen Aktualisierungen.

Onboarding und „Offboarding“ von Mitarbeitern:

Eine gut konzipierte Personalabteilung ist entscheidend, um neue Teammitglieder im Unternehmen willkommen zu heißen. Diese Mitarbeiter führen nicht nur Rekrutierungsprozesse, Vorstellungsgespräche und andere Einstellungsaufgaben durch, sondern helfen auch dabei, Mitarbeiter in das Unternehmen zu integrieren. Sie können neue Mitarbeiter über Unternehmenswerte und Arbeitskultur informieren und bei der Arbeitsplatzeinrichtung behilflich sein.

Wenn ein Mitarbeiter beschließt, ein Unternehmen zu verlassen, kann eine Personalabteilung auch dabei helfen, seine Konten bei dem Unternehmen zu schließen, sicherzustellen, dass er die richtige Bezahlung erhält, und ihm Empfehlungen für neue Organisationen geben.

Lernen und Entwicklung unterstützen

Eine Hauptaufgabe der Personalabteilung besteht darin, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter immer mit den Fähigkeiten und Talenten ausgestattet sind, die sie benötigen, um in jeder Branche erfolgreich zu sein. Als solche sind sie oft an der Weiterbildung und Umschulung von Mitarbeitern beteiligt. Die Personalabteilung organisiert verschiedene Entwicklungs- und Schulungsmitarbeiter, um Fähigkeiten auf dem neuesten Stand zu halten oder neue zu vermitteln.

Sie können auch mit Mitarbeitern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass sie ihre beruflichen Ziele erreichen, und ihnen helfen, Karrierepläne zu erstellen und Beförderungsmöglichkeiten zu planen.

Unterstützung bei Notfällen von Mitarbeitern

Personalabteilungen unterstützen häufig bei allen Arten von Aufgaben im Zusammenhang mit Mitarbeitern, die außerhalb der Fähigkeiten einer Führungskraft liegen. Sie können Mitarbeitern helfen, die eine Erstattung für Reise- oder Bildungsbedarf beantragen müssen, und auf Bedenken der Mitarbeiter in Bezug auf Fehlverhalten eingehen.

In persönlichen Notfällen können Personalabteilungen Mitarbeitern helfen, auf ungeplante Abwesenheiten zuzugreifen, die möglicherweise im Laufe der Zeit verlängert werden müssen. Fachleute können als Vermittler zwischen Mitarbeitern und Führungskräften fungieren, um sicherzustellen, dass die Beziehungen erhalten bleiben.

Kernkompetenzen von Personalabteilungen

Als Kerngruppe, die für die Verbesserung der Mitarbeitererlebnisse am Arbeitsplatz verantwortlich ist, benötigen Personalabteilungen eine Reihe spezifischer Kompetenzen. Während die genauen Fähigkeiten, die von einer Personalabteilung benötigt werden, variieren können, umfassen einige der häufigsten Kompetenzen:

• Kommunikation: HR-Experten brauchen ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich. Sie sind ständig damit beschäftigt, komplexe Informationen an verschiedene Personen zu übermitteln, und die meisten sind in der Lage, den Mitarbeitern aufmerksam zuzuhören, um hervorragende Ergebnisse zu erzielen.
• Beziehungsaufbau: In der HR-Welt ist es entscheidend, starke Beziehungen zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Managementgruppen aufzubauen. HR-Experten hören zu und reagieren auf Beschwerden, um zu verhindern, dass Beziehungen sauer werden. Sie führen auch Richtlinien ein, um sicherzustellen, dass sich jeder an jedem Arbeitsplatz einbezogen und willkommen fühlt.
• Anpassungsfähigkeit: Da sich der Arbeitsplatz ständig weiterentwickelt, müssen Personalabteilungen sicherstellen, dass sie so anpassungsfähig wie möglich sind. In den letzten Jahren mussten diese Gruppen beispielsweise Führungskräften dabei helfen, Dinge wie Remote- und Hybrid-Arbeitsplatzrichtlinien zu steuern. Außerdem müssen sie den Arbeitsplatz ständig evaluieren, um Produktivität und Effizienz zu optimieren.
• Technologiekenntnisse: Viele HR-Manager arbeiten mit einer Vielzahl von technischen Tools, um Mitarbeiter und Manager zu unterstützen. Sie können mit Gehaltsabrechnungssoftware, Tools für die Online-Übermittlung von Dokumenten, Zeiterfassungs- und Mitarbeiterverwaltungstools und mehr arbeiten. Sie können auch Talentakquisitionssoftware zum Sortieren von Stellenbewerbern verwenden.
• Kreativität: Personalabteilungen müssen über kreative Fähigkeiten verfügen, um einzigartige Problemlösungen, Unternehmenskulturinitiativen und Schulungsprogramme zu entwickeln. Sie müssen in der Lage sein, den Arbeitsplatz zu beurteilen und eine Reihe verschiedener Strategien zu erkunden, um die Effizienz, das Engagement und die Produktivität der gesamten Belegschaft zu steigern.
• Kritisches Denken: Auch kritisches Denken oder Analysefähigkeiten sind für HR-Profis enorm wichtig. Ob es darum geht, neue Kandidaten einzustellen, Gehaltserhöhungen auszuhandeln oder Beschwerden von Mitarbeitern zu bearbeiten, diese Mitarbeiter müssen jede Situation sorgfältig analysieren.

Verschiedene Positionen in einer Personalabteilung

Die Personalabteilung ist voll von einer Vielzahl unterschiedlicher Fachleute mit einzigartigen Verantwortlichkeiten. Einige der häufigsten Titel, die in einer HR-Umgebung zu finden sind, sind:

• Leiter der Personalabteilung: Ein HR-Direktor ist für alle Mitarbeiterinteraktionen innerhalb der HR-Landschaft verantwortlich, einschließlich der Verwaltung der Mitarbeiterbeziehungen, der Personalbesetzung, der Compliance und der Gehaltsabrechnung.
• Chief Diversity Officer: Dieser relativ neue Mitarbeiter in der Personalabteilung stellt sicher, dass Unternehmen sich an DEI-Initiativen halten.
• Rekrutierungsdirektor: Recruiting Directors befassen sich mit der Einstellung und Akquise von Talenten, sie überwachen die Recruiting-Budgets und planen das Onboarding neuer Teammitglieder.
• Vergütungsmanager: Ein Compensation and Benefits Manager sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter die richtige Vergütung und andere Vorteile aus seiner Arbeit erhält.
• Personalassistent: Ein HR-Assistent ist ein Fachmann, der unter dem Human Resources Director arbeitet, um sicherzustellen, dass Richtlinien umgesetzt werden, und um die Anliegen der Mitarbeiter zu berücksichtigen.

Best Practices beim Aufbau einer Personalabteilung

Es gibt keine einheitliche Strategie für die Entwicklung von Perfekte Personalabteilung. Für die meisten Unternehmen liegt der Schlüssel zum Erfolg in einer sorgfältigen Planung und der Sicherstellung, dass Sie genau verstehen, was Sie von Ihren HR-Experten erwarten, bevor Sie einsteigen.

Einige der wichtigsten Überlegungen, die Sie beim Aufbau Ihrer Personalabteilung von Grund auf beachten sollten, sind:

• Beginnen Sie mit der Unternehmenskultur: Der Aufbau einer starken Unternehmenskultur ist wichtig, bevor Sie Personalleiter einstellen. Es sollten klare Richtlinien vorhanden sein, um die Ziele und Erwartungen des Unternehmens, Markenwerte und Leitbilder hervorzuheben. Diese Tools helfen HR-Experten dabei, ihre Arbeit so effektiv wie möglich zu erledigen.
• Ermitteln Sie Ihren Personalbedarf: Unternehmen sollten sich die Zeit nehmen, um festzustellen, welche Anforderungen sie an ihre Personalabteilung haben. Beispielsweise kann es wichtig sein, sich zunächst auf Fachleute mit Einstellungs-, Onboarding- und Schulungskompetenzen sowie auf Gehaltsabrechnungsexperten zu konzentrieren, bevor Sie schließlich Diversity Manager einstellen.
• Richtlinien frühzeitig erstellen: Die frühzeitige Erstellung entscheidender Richtlinien im Geschäftsentwicklungsprozess sollte HR-Mitarbeitern helfen, erfolgreich zu sein. Alle Teammitglieder sollten Zugang zu Richtlinien zum Umgang mit Mitarbeiterbeschwerden haben, wie die Kommunikation am Arbeitsplatz verbessert werden kann und welche Art von Gehalt und Zusatzleistungen jedem neuen Mitarbeiter angeboten werden können.
• Setzen Sie auf Technologie und Analytik: Wenn Sie neue HR-Experten in Ihr Team integrieren, stellen Sie sicher, dass sie über die Technologie verfügen, die sie benötigen, um auf ihrem besten Niveau zu arbeiten. Dies könnte bedeuten, in Zeiterfassungstools für Remote-Mitarbeiter und Tools zur Verwaltung von Arbeitsplatzplänen zu investieren. Es könnte auch bedeuten, in eine Software zur Gehaltsabrechnung und Leistungsverfolgung zu investieren.
• Regelmäßige Weiterentwicklung der HR-Strategie: Da sich der Arbeitsplatz weiter verändert, müssen Unternehmensleiter mit ihrer Personalabteilung zusammenarbeiten, um die Erfahrung für die Mitarbeiter zu verbessern. Dazu gehören die Umsetzung neuer Schulungs- und Entwicklungsinitiativen sowie die Einführung von Instrumenten für das Wohlbefinden und Engagement der Mitarbeiter.

Unterschätzen Sie nicht die Macht der Personalabteilung

Die Personalabteilung ist ein oft übersehener, aber entscheidender Teil eines erfolgreichen Unternehmens. Die Experten in diesem Team sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Unternehmensleiter das Beste aus den von ihnen eingestellten Fachleuten herausholen und bei Bedarf zukünftige Talente anziehen können. Sie können auch von entscheidender Bedeutung sein, um sicherzustellen, dass Unternehmen die Einstellungs- und Mitarbeiterverwaltungsvorschriften einhalten.

Ohne eine erfolgreiche Personalabteilung kann ein Unternehmen kein effektives Umfeld für seine Belegschaft schaffen, was bedeutet, dass Produktivität, Effizienz und Geschäftsergebnisse wahrscheinlich in Schwierigkeiten geraten.